Leistungsbeschreibung, Vollmacht und Ausgabengrenzen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Stimmen Sie alle drei Dokumente aufeinander ab.
Eine Aufgabenliste macht den Vertrag greifbar
Der Begriff Immobilienverwaltung kann sehr unterschiedliche Leistungen zusammenfassen. Legen Sie deshalb fest, ob die Betreuung Mieterkommunikation, Objektkontrollen, Reparaturkoordination, Vertragsübersichten oder eine bestimmte Berichtsfrequenz umfasst. Schreiben Sie dazu, welche Unterlagen oder Ergebnisse Sie jeweils erhalten.
Ebenso hilfreich ist eine Liste der nicht enthaltenen Leistungen. Juristische Vertretung, technische Gutachten, Vermittlung oder behördliche Anträge können eigene Voraussetzungen und Aufträge benötigen. Ein allgemeiner Betreuungsvertrag sollte nicht den Eindruck erwecken, dass jede dieser Tätigkeiten automatisch mitbeauftragt ist.
Eine Vollmacht ersetzt keine Leistungsbeschreibung
Eine Vollmacht beschreibt, wozu eine Person gegenüber Dritten handeln darf. Sie sagt nicht automatisch, was diese Person regelmäßig erledigen soll oder welches Honorar dafür vereinbart ist. Umgekehrt verschafft ein Verwaltungsvertrag nicht jeden Zugang zu einem Versorger oder Behördenportal.
Prüfen Sie für den vorgesehenen Einsatz den Empfänger, Umfang und die Form der erforderlichen Berechtigung. Beglaubigungen und Anerkennungsfragen gehören bei Bedarf in fachkundige rechtliche Prüfung. Eine pauschale Vollmacht sollte nicht aus Bequemlichkeit weiter reichen, als Ihr tatsächlicher Auftrag verlangt.
Freigaben und Kosten eindeutig zuordnen
Für wiederkehrende und außergewöhnliche Ausgaben lässt sich eine verständliche Freigabetabelle anlegen:
- Regelmäßige, bereits vereinbarte Leistungen mit Budget und Laufzeit.
- Reparaturen mit Angebot, Kostenobergrenze und zustimmungsberechtigter Person.
- Dringende Sicherungsmaßnahmen mit festgelegtem Meldeweg.
- Zusatzkosten, die vor Beauftragung gesondert bestätigt werden müssen.
- Rechnungsadressat, Zahlungsweg und Nachweis des tatsächlichen Zahlungseingangs.
Auch das Ende des Mandats regeln
Vereinbaren Sie, wie Unterlagen, offene Vorgänge und Zugänge am Ende der Betreuung übergeben werden. Eine Liste mit Stichtag verhindert, dass Rechnungen oder laufende Reparaturen zwischen zwei Ansprechpartnern liegen bleiben. Berücksichtigen Sie auch die Rückgabe von Schlüsseln und den Widerruf nicht mehr benötigter Berechtigungen.
Vor der Unterschrift sollten Vertrag, Anlagen und Vollmachten dieselben Bezeichnungen für Eigentümer und Einheit verwenden. Dieser Leitfaden ersetzt keine Vertragsprüfung, hilft aber dabei, konkrete Fragen an Ihre Beratung zu stellen. Die Antworten gehören in die unterschriebenen Unterlagen, nicht nur in einen unverbindlichen Chatverlauf.
Häufig gefragt
Soll die Verwaltung beliebige Reparaturen freigeben dürfen?
Das richtet sich nach Ihrem Mandat. Praktisch sind abgestimmte Ausgabengrenzen und ein eigener Ablauf für dringende Situationen, jeweils mit dokumentierter Verantwortlichkeit.
Redaktionelle Einordnung
Organisatorischer Leitfaden der Willmann-Redaktion. Dieser Beitrag ersetzt keine Prüfung Ihres Vertrags, technische Begutachtung oder individuelle Rechts- und Steuerberatung. Der konkrete Leistungsumfang wird im Mandat vereinbart.
